Akár van, akár nincs helyi szerver, vagy kiszervezett szolgáltatás, az Office 365-ben rejlő szolgáltatások képesek minden rendszert kiegészíteni és/vagy kiváltani, ezzel foglalkozunk.

Már a konzultáció folyamata alatt bemutatásra kerül egy éles rendszer, hogy szemléltessük, pontosan mit nyújtunk. A bevezetés 0.lépéseként lehetőség van egy 30 napos tesztrendszert igényelni, ami tartalmazza a kért funkciókat, hogy akár a teljes vállalat, akár egy szűkebb tesztcsoport kipróbálhassa a levelezés (Exchange online) képességeit.

Fontos lépés és kérdés a korábbi levelezés (ha meglévő rendszerről állunk át) új rendszerbe való költöztetése, vagyis a levelezés migrálás. Ez nagyban függ a meglévő rendszertől, hogy pontosan mit és hogyan lehet áthozni az Exchange Online-ba. A részleteket személyesen tudjuk egyeztetni, legrosszabb esetben minden levél egy mappába át tud költözni, legjobb esetben még a mappastruktúra, jelölők, naptár, kontaktok is sértetlenül átjönnek a régi rendszerből. A cégednél fennálló helyzetet pontosan szemléltetni fogjuk egy kiválasztott fiók teszt jellegű átköltöztetésével, illetve szóban.

Az éles költöztetéshez begyűjtünk minden adatot és a munkarendtől függően, de ha egy mód van rá, akkor hétvégére időzítjük az átállást. Tehát pénteken a régi, hétfőn pedig már az új levelezőrendszer fog működni.

Ezzel párhuzamban megtervezzük a képzést-oktatást. Az átálláshoz minél közelebb szükségesnek tartunk egy alkalmat, hogy az új rendszer sajátosságait, legfontosabb használati tudnivalókat megosszuk minden munkatárssal. A példánál maradva hétfőn ezzel kezdhetünk is. Ezután a háttérben folyamatos támogatást nyújtva segítjük a hétköznapokat és egy, maximum két héttel később egy ismétlő alkalmat tartunk, ahol a felmerülő kérdéseket válaszoljuk meg, rövid ismétlést követően, kicsit több tippet-trükköt megosztva, így biztosítva a zökkenőmentes átállást.

Egy jó emailrendszer elemi fontosságú minden cég életében. Az Office 365 részeként érkező Exchange Online mind funkcióban, mind árazásban az elérhető legjobb választásnak tartjuk. Naptrákezelés, akár közös naptárakkal, címjegyzék, sok fajta jelölő, automatikus rendszerezési szabályok és sok-sok funkció hivatott arra, hogy megkönnyítse a munkánkat.

Az, hogy a levelezést ajánljuk elsőként az Office 365 szolgáltatásaiból, összefügg azzal, amiért a Microsoft mellett tettük le a voksunkat. Ez nem más, mint a moduláris felépítés és a központosítás. Vagyis minden cég annyi funkciót használ (és fizet) amennyire neki szüksége van ÉS akármennyi funkció kerül bevezetésre, azok nem különálló rendszereket, hanem egyetlen, de egyre nagyobb rendszert fognak alkotni, ahol a különböző megoldások összekapcsolódnak és együttműködnek. Mindez központi felügyelettel és olyan gépi tanulással megtámogatva, ami igyekszik helyettünk is gondolkodni.

Tapasztalatok alapján ajánljuk az emailezést kezdésnek, hogy később minden belépésünk az email cím-jelszó párosunkkal történhessen meg, vagy hogy a saját naptárunkból tudjunk online értekezletet szervezni, esetleg a későbbiekben a csapat, ahol dolgozunk, láthassa azt, hogy épp gépnél vagyunk, vagy egy adott időpontban tudnak-e velünk találkozót szervezni, az online foglalási rendszerről nem is beszélve (szolgáltatók esetén érdekes), ahol ügyfeleink felé lehet egy felületet biztosítani, háttérben a naptárunkkal…és ez még csak a kezdet.

Az Office 365 alap csomagjai is jóval többet tudnak nyújtani egy megbízható és jól működő email rendszernél. A következő lépések a megosztható dokumentumtár bevezetése (OneDrive for Business és Sharepoint Online), vagy épp az online konferencia rendszer és csoport együttműködési platform (Teams) meghonosítása egy feladatkiosztó/kezelő megoldással (Planner) megtámogatva. A munkahelyi gépeken az Office kérdése is könnyen, kedvező rendezhető a csomagoknak köszönhetően, de a meglévő Office-októl sem kell okvetlenül megválni. Ajándékként sok egyéb más alkalmazás is jár a csomagokkal, mint ürlap és felmérés készítő (Forms), időpont/szolgáltatás foglaló (Bookings), egyéni feladatkezelő (To Do), vagy vállalati közösségi portál (Yammer) megoldás, csak a fontosabbakat említve.

A szolgáltatások palettája folyamatosan bővül, míg az ára stabil, évek óta (EUR-USD árkorrekción kívül nem történt áremelés).

Az eddigiekben a felszínt karcolgattuk, például nem beszéltünk a Laptopok/PC-k/MAC-ek és telefonok kezeléséről, pedig erre is van megoldás az Office 365-ön belül. Kezdésnek egy Windows 10 frissítésre is van lehetőség (7 pro, 8.1 pro alapról, tehát üres gépre nem mehet), valamint az eszközök felügyeletére is, hogy tudjuk korlátozni, szabályozni a hozzáférést, vagy akár központilag telepítsünk, vagy tiltsunk alkalmazásokat a céges gépeken (Intune).

Az eddigiekkel a céges hozzáférések, eszközök és az alapvető funkciók ellátásra kerülnek, de még nincs vége. Sokaknál szükség lehet egy komplett CRM rendszer bevezetésre, hogy az ügyfélkapcsolattartás, üzleti ajánlatok követése gördülékeny legyen, esetleg hírlevélküldő rendszerrel, kampánymotorral kiegészítve (Dynamics 365 – Customer Engagement). A következő funkció jelenleg fejlesztés alatt van, de hamarosan elérhető lesz a Microsoft Navision vállalatirányító (ERP) rendszere is, szintén a Dynamics 365 termékcsalád részeként.

A Dynamics 365 szolgáltatásokkal már egy következő szintre kapcsoltunk a hatékonyságnövelésben. Ennek kellő betetőzéseként bizonyos területeken szükség lehet a Microsoft Project és Visio online és letelepíthető komponenseire, amik szintén elérhetők, de adatábrázolásban az Excel, ha már úgy érezzük nem elég, akkor lép porondra a Power BI nevű alkalmazás, ami az Excelből kilépve, különböző adatforrásokból táplálkozva képes átfogó, dinamikus és látványos kimutatásokat készíteni, amik folyamatosan frissülnek. Így összefogva a CRM, ERP rendszereket, adatbázisokat és táblákat egy helyen.

Minden egyes funkció beépítve, központi oldalról tartalmaz vírus és spam elleni védelmet, az “úton lévő” adatok pedig titkosítva közlekednek. Csak az emailezést is top gyártók védelmi és spam szűrési megoldásaik védik, sorba kötve és kiegészíthető speciális zsarolóvírus (ransomware) elleni védelemmel.

Biztonság alatt nem csak a külső behatásokra készült fel az Office 365 rendszere. Belső felügyelet-monitoringra is van lehetőség, valamint olyan szabályzásokra, amik a szigorúbb jogi megfelelőségek felé is biztosítanak eszközöket, például pénzügyi intézetek is azért tudták igénybe venni az Office 365-öt, mert akár a kitörölt emailek is megőrizhetők évekre, csak beállítás kérdése ez a megfelelő csomag esetén.

Külön részt kaptak a külső-belső biztonságot növelő megoldások, mint a komplett dokumentumvédelmi megoldás (Rights Management), ami akár a pendrive-on cégen kívülre juttatott dokumentumokat nem engedi másolni, nyomtatni, átírni, vagy egyiket sem ezek közül. A rendszerbe történő bejelentkezést eleve szigoríthatjuk két faktoros hitelesítéssel (pl. Telefonra kapunk egy kódot), de ezt helyfüggővé tehetjük (AD Premium), hogy irodán kívül kelljen csak extra lépés a bejelentkezéshez, vagy kikényszeríthetünk képernyőzár pin kódot eszközeinken, esetleg messziről töröljük róluk a céges adatokat. Ilyen és sok más extra funkciót egyesével és csomagban is (EM+S csomagok) igényelhetünk, amelyik szimpatikus.

Nem lehet nem megemlíteni a GDPR-t, ha adatbiztonságról beszélünk, ez egy külön téma ugyan, de az Office 365 szolgáltatásai egyrészt megfelelnek a GDPR követelményeinek, másrész olyan ajánlásokat és eszközöket tartalmaznak, amik megkönnyítik a Céged útját a GDPR megfelelőség felé. NEM azt jelenti, hogy amelyik cég Office 365-öt használ, az meg fog felelni GDPR elvárásoknak, de azt igen, hogy közelebb kerül hozzá, rengeteg részt átvesz az Office 365.

Még többhöz is! 🙂
A mi szakterületünk egyelőre az Office 365 csomagok és annak bevezetése, oktatása, DE több, kipróbált partnerünk van az olyan célterületek kivitelezésére, mint egy komplett CRM, vagy ERP rendszer bevezetése, esetleg saját program fejlesztése, vagy a Microsoft Project-hez kapcsolódó szolgáltatások implementálása. Tovább menve, számlázó rendszer, weboldal készítés-optimalizálás (bár a sajátunkat mi építettük, ilyet tudunk Neked is), helyi rendszer üzemeltetés (mert a jövő a felhő, de a jelen a hibrid rendszereké), vagyis minden, ami informatika, arról érdemes beszélnünk.
Mindezt egy célért csináljuk: Mi nem tagadjuk, hogy ebből szeretnénk jól megélni, pont ezért gondoljuk, hogy ha a céged sikeres lesz, akkor mi is, ehhez pedig igyekszünk a lehető legszélesebb palettát eléd tárni, hogy mindent megtalálj nálunk. Ellentmondás ugyanakkor, hogy aki mindenhez ért, az igazából semmihez sem ért, ezért van szükségünk specialistákra, szeretnénk az utolsó informatikai szolgáltatód lenni.